مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي 2025

يعتبر المهام الإدارية حسب دليل الإجراءات ولها علاقة مباشرة مع مدير المدرسة ومندوبه، وتقدم لهما الدعم والمساعدة في الأمور الإدارية، بالإضافة إلى القيام بواجباتهما، وسيقوم موقع ويكي السعودية بعرض واجبات الإداريات حسب دليل الإجراءات.

المهام الإدارية حسب دليل الإجراءات

يعتبر وجود الدعم الإداري أساساً في الهيكل التنظيمي للمدرسة، وتقوم الإداريات بالعديد من المهام في مختلف المجالات والأنشطة داخل المدرسة، كما يشاركن في عمليات قبول وتسجيل الطلاب، كما أن لهن دوراً في أنشطة الكتب المدرسية، وفيما يتعلق بالمخزون والحضانة، والواجبات الأخرى، وبالإضافة إلى ذلك يكون المساعد الإداري مسؤولاً عن تقديم المساعدة لقائد المدرسة ومديريها فيما يتعلق بالمسائل الإدارية.

إقرأ أيضاً: الدليل الإجرائي لمدارس التعليم العام الطبعة الرابعة

المهام الإدارية حسب دليل إجراءات القبول والتسجيل

يشارك المساعد الإداري في عمليات قبول وتسجيل طلاب المدرسة من خلال القيام بالمهام التالية:

• استلام الملف الورقي للطالب والتأكد من استيفاء بيانات الطالب حسب النموذج المطلوب.
• استلام الكشوفات من مسجل المعلومات وحفظها في الملفات المخصصة لذلك.
• الاحتفاظ ببطاقات التسجيل في ملفاتهم بعد التوقيع عليها والموافقة عليها.
• استلام نماذج الحذف والإضافة وحفظها في الملفات المخصصة لها.

إقرأ أيضاً: نموذج متابعة الموظف الإداري حسب دليل الإجراءات

الواجبات الإدارية حسب دليل الإجراءات والكتب المدرسية

يقوم المساعدون الإداريون بالمهام التالية في عملية الكتاب المدرسي:

• إعداد وإنشاء مستودع للكتب في مكان مناسب بالمدرسة، مجهز بما يلزم للحفاظ على الكتب سليمة.
• وضع المقررات الدراسية في مكان مناسب وفرزها حسب الصف.
• فرز الطلاب الذين لم يتم تعيينهم للمواد الدراسية، على أساس الصف والمادة.
• استلام المقررات الدراسية من مسؤول شؤون الطلاب وتخزينها في المستودعات أو الأماكن المخصصة والمناسبة.

إقرأ أيضاً: تعيين المعلم وفق الدليل الإجرائي الجاد

وتتمثل الواجبات الإدارية، بحسب الدليل الإجرائي، في متابعة غيابات الطلاب وتأخيرهم

وفي هذه العملية يقوم المساعد الإداري بعدد من المهام بمشاركة ودعم شؤون الطلاب، وهذه المهام هي كما يلي:

• تسجيل الطلاب المتأخرين عن الاصطفاف الصباحي في سجل التأخر.
• التواصل مع ولي أمر الطالب المتأخّر وإبلاغه بتأخر طفله والسؤال عن سبب التأخير.
• إشراك الطلاب المتأخرين في دروسهم.
• تسجيل الطلاب المتغيبين عن المدرسة قبل نهاية فترة الامتحانات الأولى في سجل الغياب.
• بعد الدرس الأول يتم التواصل مع ولي أمر الطالب الغائب وإبلاغه بغياب طفله والسؤال عن سبب الغياب.
• دراسة أعذار غياب الطلاب، واعتماد ما يعتبر غياباً بعذر.
• إحالة الطالب الذي يتكرر التأخر أو الغياب غير المصرح به أكثر من خمس مرات إلى المرشد الدراسي.
• إعداد المستندات اللازمة للطالب إذا طلبها وتقديمها له.

إقرأ أيضاً: واجبات المرشدين الطلابيين وفق دليل الإجراءات الجديد

الواجبات الإدارية حسب دليل إجراءات الصيانة والنظافة

تقدم الإدارات خدمات متنوعة تتعلق بأعمال الصيانة والتنظيف في المدرسة، وهذه الخدمات هي كما يلي:

• احتفظ بنسخة من شهادة إتمام أعمال الصيانة في الملف المرفق.
• إحضار عروض الأسعار من المؤسسات والشركات المعترف بها وتقديمها إلى كاتب الدولة لشؤون المدارس.
• شراء قواعد النظافة.
• عندما يتعلق الأمر بتعيين طاقم التنظيف، يقوم المساعد الإداري بالتأكد من التزام الشركة بالشروط وإبلاغ مسؤول شؤون المدرسة بذلك.

إقرأ أيضاً: تسجيل الحضور في الصفوف حسب دليل الإجراء الثالث

المهام الإدارية وفقا لدليل الإجراءات والوثيقة

يشمل الدعم الإداري المتعلق بالحضانة والتخزين في المدرسة المهام التالية:

• إجراء جرد خاص لمستودع المدرسة وتحديد المواد الاستهلاكية والمعمرة.
• إعداد ملخص لاحتياجات العاملين في المدرسة ورفعه إلى وزير الدولة لشؤون المدرسة.
• تخزين العناصر في المستودع وتنظيمها حسب نوعها.
• تسجيل الأصناف الثابتة كأمانة لدى الموظف عند تسليم الأصناف وتسجيل المستهلكات في سجلات الأصناف.
• في نهاية العام إعداد تقرير عن الفترة التي لم يتم استلامها من المعلمين وتقديمه إلى وزير الدولة لشؤون المدارس.
• تصنيف العودة المدرسية إلى “جديدة، صالحة للخدمة، غير صالحة، قابلة للإصلاح”، وتسجيل البيانات الخاصة بكل بند، وإعداد توصية لكل بند، وكتابة تقرير ورفعه إلى وزير الدولة لشؤون المدارس.

إقرأ أيضاً: قوالب أدلة الإجراءات في Word وPDF جاهزة

المهام الإدارية وفق دليل إجراءات تنظيم الاتصالات الإدارية

يعتبر سكرتير مدير المدرسة أحد الإداريين ويقوم بالمهام التالية:

• استلام كافة المراسلات التي ترد إلى المدرسة وتسجيلها في سجل البريد الوارد ووضع رقم البريد العام في أعلى الورقة.
• اعرض جميع صناديق البريد الوارد للمدير للحصول على التوجيه.
• حفظ جميع المراسلات في ملفات خاصة ومراقبة تنفيذ المراسلات التي تتطلب الرد.
• استلام جميع المراسلات من المدير وتسجيل كل خطاب ترسله المدرسة إلى الجهات الخارجية في سجل الصادر.
• ضع رقم الإصدار العام وتاريخ الرسالة وعدد المرفقات على الرسالة.
• ضع الرسالة في مظروف للحفاظ على السرية.
• احتفظ بنسخة من كل خطاب مرسل في ملف بريدك الصادر.
• تسجيل أصل الرسالة في سجل الوداع للتسليم.
• المتابعة من خلال تسجيل اسم المستلم وتوقيعه في سجل الوداع بعد الاستلام.
• تسجيل أصول المراسلات في سجل إيداع المعاملات.

باختصار، لقد تم الاعتراف به المهام الإدارية حسب دليل الإجراءات بالتفصيل لكل عملية مدرسية يشارك فيها الموظف الإداري.